U bent hier

Hoe verstaan we elkaar beter?

Door: 
Nies Medema www.jongesla.org
07-05-2015

Ambtenaren en bewoners over communicatie

Elf mensen zitten op een doordeweekse avond aan tafel in buurtkamer de Bestevaer in Amsterdam West: burgers en ambtenaren die de communicatie willen verbeteren.  Op tafel liggen brieven van het Stadsdeel, die we zouden gaan bekijken. Maar de avond verloopt toch anders, want, zoals buurtbewoner Emmie Leenen terecht zegt: communicatie is veel meer dan brieven. En zo ontstond ook eigenlijk het idee voor deze bijeenkomst, drie maanden eerder.

Eind 2014 organiseerde Jasper Etten (voormalig raadslid, enthousiast buurtbewoner) een bijeenkomst in het kader van Communicatielab West (www.communicatielabwest.nl), een project waarbij burgers en ambtenaren samenwerken. Daar vertelde bewoner Dennis van Beek dat hij de  taal in de brieven van het stadsdeel vaak niet begrijpelijk vond. Hij gaf als voorbeeld een brief over bijeenkomst in zijn buurt, waardoor iedereen dacht dat ‘ie over veiligheid zou gaan, en waar bleek waar toen alleen de herziening van de stoep besproken mocht worden. Bewoners woest.

Voorstel op die avond: laten we als bewoners eens meekijken naar die brieven van het stadsdeel. Abdellah Tallal, buurtcoördinator,  wilde daar wel aan meedoen, evenals Mirjam van Kerkwijk van de afdeling Communicatie. Na klein overleg (Jasper, Abdellah, Mirjam en ik) was het tijd om iets uit te breiden. Dat werd deze avond dus in de buurtkamer waar Jaap Prummel onze gastheer is.

Helder Amsterdams 1

En Jaap is ‘moegestreden’, zoals hij zelf zegt. Hij woonde twee dagen daarvoor een bijeenkomst over participatie bij. De wethouder vatte die avond samen op een manier die geen recht deed aan de inbreng van bewoners.  Zucht Jaap.

Er gaat nog vaak iets mis. Dat is ook de ervaring van Tonny Visser, die met een paar actieve buurtbewoners de kinderboerderij in Bos en Lommer in stand houdt. Ze geeft in helder Amsterdams te verstaan waar de wethouder de regeltjes kan laten waar zij als vrijwilligers allemaal aan moeten voldoen.

Juridisch verantwoord?

Maar goed, vanavond zitten we hier met welwillende mensen die graag met elkaar mee willen denken. Dus kijken we of de lange brieven die hier op tafel liggen nog wel nodig zijn. Misschien is het stadsdeel juridisch ook wel ingedekt als de gedetailleerde informatie op de website beschikbaar is? Dan kan een brief veel korter. Ambtenaren Mirjam van Kerkwijk en Patricia Weijers zoeken het uit. Jasper laat zien dat er tegenwoordig ook handzame formaten (A5) met korte berichten erop worden verspreid.

Helder Amsterdams 2

De gemeente heeft richtlijnen voor de communicatie. Ambtenaren krijgen trainingen Helder Amsterdams en Mirjam en Patricia houden een korte inleiding wat dat inhoudt: ‘Recht voor zijn raap, recht door zee, … begrijpelijk direct, functioneel en eenduidig.’ Volgens Emmie zijn die eerste termen niet wat zij van de gemeente verwacht. Zo helder Amsterdams als Tonny hoeft de gemeente niet te zijn. Abdellah zegt dat de laatste vier begrippen de lading beter dekken.

Praktische wenken

Kort en goed. De tips van deze avond aan de communicatieambtenaren

1 zorg voor een grote kop waar in één keer duidelijk wordt wat de bedoeling is

2 doe je post niet in een envelop, want die openen veel mensen al niet eens

3 zorg (voor zover dat binnen de communicatievoorschriften van de stad past) voor een heldere opmaak

4 zet de naam van een buurtcoördinator erbij voor de mensen die niet op een website kunnen of willen kijken om de details van het bericht te snappen. 

Gewoon doen

En in de Erasmusbuurt maken Abdellah en Tonny al lang samen de flyers voor bewoners. Overheid en burger. Niet dat ze het altijd met elkaar eens zijn, vaak niet. Maar dat hoeft ook niet. Bewoners bieden aan om in conflictsituaties ook mee te denken met de ambtenaren. Dat aanbod is bijzonder welkom. ‘Mijn handen jeuken om aan de slag te gaan,’ zegt Mirjam.